Tiết 2. Chưởng ấn công chứng viên và văn khố (Điều 482 – 491)

Điều 482

§1. Tại mỗi tòa giám mục, phải đặt một chưởng ấn mà nhiệm vụ chính là soạn thảo, gửi và lưu trữ các văn thư trong văn khố của tòa giám mục, nếu luật địa phương không ấn định cách khác.

§2. Nếu xét thấy cần, có thể đặt một phụ tá cho chưởng ấn, với chức danh phó chưởng ấn.

§3. Chưởng ấn và phó chưởng ấn đương nhiên là công chứng viên và thư ký của tòa giám mục.

Điều 483

§1. Ngoài chưởng ấn, có thể đặt thêm những công chứng viên khác, chữ viết hoặc chữ ký của họ có giá trị chứng thực đối với tất cả các văn thư, hoặc đối với các văn thư tòa án mà thôi, hoặc đối với các án từ của một vụ kiện hay một công việc nhất định.

§2. Chưởng ấn và các công chứng viên phải là những người có thanh danh và không có gì đáng nghi ngờ; trong những vụ án liên quan đến thanh danh của một tư tế, công chứng viên phải là một tư tế.

Điều 484

Nhiệm vụ các công chứng viên là:

soạn thảo các văn thư và tài liệu liên quan tới các sắc lệnh, các quy định, các nghĩa vụ hoặc các văn kiện khác cần đến sự can thiệp của họ;

lập biên bản cách trung thực về những việc đã tiến hành, ghi rõ nơi, ngày, tháng, năm và ký tên;

cung cấp các văn thư và tài liệu được rút ra từ sổ cái cho những người xin cách hợp lệ, miễn là giữ những gì phải giữ, và chứng thực các bản sao là phù hợp với bản chính.

Điều 485

Giám mục giáo phận có thể tự do giải nhiệm chưởng ấn và các công chứng viên khác; nhưng Giám Quản giáo phận không có quyền đó, nếu không có sự đồng ý của ban tư vấn.

Điều 486

§1. Tất cả mọi tài liệu liên quan đến giáo phận hay các giáo xứ phải được lưu giữ hết sức cẩn thận.

§2. Tại mỗi tòa giám mục, phải lập một văn khố giáo phận hoặc nơi lưu trữ văn thư của giáo phận tại một nơi an toàn, các tài liệu và các văn bản liên quan đến các công việc đạo đời của giáo phận được lưu giữ trong đó, được sắp xếp theo thứ tự rõ ràng và được khóa giữ cẩn thận.

§3. Phải lập một bản kê khai hay một danh mục các tài liệu có trong văn khố, với một bản tóm lược ngắn gọn của mỗi tài liệu.

Điều 487

§1. Văn khố phải được khóa, chỉ có Giám mục và chưởng ấn có chìa khóa mà thôi, không ai được vào trong văn khố, nếu không có phép của Giám mục, hoặc của vị Điều Hành tòa giám mục, cũng như của chưởng ấn.

§2. Những người liên hệ có quyền đích thân hoặc nhờ người đại diện nhận bản sao chính thức được viết tay hay được chụp của những tài liệu tự bản chất là công khai và liên quan đến tình trạng nhân thân của họ.

Điều 488

Không được phép lấy các tài liệu ra khỏi văn khố, ngoại trừ trong một thời gian ngắn và với sự đồng ý của Giám Mục hoặc của vị Điều Hành tòa giám mục cùng với chưởng ấn.

Điều 489

§1. Trong tòa giám mục cũng phải có một văn khố mật, hoặc ít ra trong văn khố chung phải có một tủ hoặc một hòm được khóa kỹ lưỡng và bất di bất dịch, trong đó được lưu giữ rất cẩn thận những tài liệu phải được giữ bí mật.

§2. Hằng năm, phải hủy bỏ những tài liệu về các vụ án hình sự liên quan đến phẩm hạnh của những can phạm đã chết, hoặc những tài liệu về các vụ án hình sự đã được kết thúc bằng một bản án xử phạt đã được mười năm; chỉ phải lưu lại một bản tóm tắt ngắn về sự kiện cùng với văn bản của bản án chung quyết.

Điều 490

§1. Chỉ một mình Giám mục có chìa khóa văn khố mật mà thôi.

§2. Trong khi tòa khuyết vị, không được mở văn khố mật hoặc tủ mật, trừ trường hợp thật sự cần thiết, do Giám Quản giáo phận đích thân mở.

§3. Không được lấy các tài liệu ra khỏi văn khố mật hoặc tủ mật.

Điều 491

§1. Giám mục giáo phận phải liệu sao để các văn thư và tài liệu trong các văn khố của các nhà thờ chính tòa, của các nhà thờ hiệp đoàn, của các nhà thờ giáo xứ và của các nhà thờ khác trong địa hạt mình cũng được bảo quản cẩn thận, và phải liệu sao để các bản kê khai hoặc các bản danh mục được lập thành hai bản, một bản phải được giữ tại văn khố riêng, bản khác phải được giữ tại văn khố giáo phận.

§2. Giám mục cũng phải liệu sao để trong giáo phận có một văn khố lịch sử, trong đó các tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản cẩn thận và được xếp đặt có hệ thống.

§3. Để tham khảo hoặc để mang ra khỏi văn khố các văn thư và các tài liệu được nói đến ở các §§1 và 2, phải tuân giữ các quy tắc được Giám mục giáo phận thiết lập.